Salesforceのワークフローを使ってより便利なシステムに。業務の効率化・効率的に人を動かす仕組みを作る

2018.10.26
Salesforce Salesforce開発

Salesforceのワークフローを使ってより便利なシステムに。業務の効率化・効率的に人を動かす仕組みを作る Part1

Salesforceをせっかく導入したのに、単なるデータをためるだけの箱になってはいないでしょうか。
日々商談や取引先の情報を後でレポートなどで見える化するためにひたすら入力しているだけなんて、とてももったいないです。

そこで、せっかくSalesforceを導入したのならばぜひとも使っていただきたい、業務効率化のための機能をご紹介したいと思います。「ワークフロー」「プロセスビルダー」「フロー」の３つの機能です。入力されたデータによって、担当者に次のアクションを実行するように促すメールを送信したり、次に更新しなくてはいけない項目データを自動更新したりすることなど、作業の自動化が可能になります。

作りこみのシステムだとよくあるのが、自動化などのオプションを追加しようとすると、そのシステムを作った業者や社内のシステム担当者に依頼して、その機能を追加してもらわないといけません。
内容によっては、他の画面や項目への影響も考慮しつつプログラムを修正するため、時間もコストもかかります。

しかし、Salesforceはその辺がとてもうまくできていて、「ワークフロー」「プロセスビルダー」「フロー」の３つの機能を使うと、コードの書けない人でも簡単に自動更新の機能を追加できるようになっています。

今回は、3つの中でも一番シンプルな「ワークフロー」について、できることのご説明と使い方の手順を書いていきたいと思います。

「ワークフロー」って何？

ワークフローは、ルールとアクションの２つの部分から構成されます。

条件（ルール）: 「if/then」ステートメントの「if」部分。つまり、ワークフローが関連アクションを実行するためには、true でなければならない条件です。

アクション: 「if/then」ステートメントの「then」部分。つまり、レコードが条件を満たしたときに実行されるものです。

※Salesforce公式ドキュメントより

２．で実行できるアクションについては、次の５種類のアクションから選択できます。また、複数のアクションを実行することも可能です。
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[col2]・新規ToDo[/col2]
[col2]指定した任命先にToDoを作成します[/col2]
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[col2]・新規メールアラート[/col2]
[col2]指定したユーザーにあらかじめ作成しておいたメールテンプレートのメッセージを送信します[/col2]
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[col2]・新規項目自動更新[/col2]
[col2]指定オブジェクトの指定した項目を自動更新します[/col2]
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[col2]・新規アウトバウンドメッセージ[/col2]
[col2]外部サービスなどの指定エンドポイントに情報を送信します[/col2]
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[col2]・既存アクションの選択[/col2]
[col2]あらかじめ作成しておいたアクションを選択することができます[/col2]
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設定手順

まず、実現したい自動アクションとして、「商談のフェーズがClosed Wonになったとき、売上予定を売上金額にコピーする」というのを想定して、ワークフローを作成していきます。

ワークフローの実行条件を決める

まず、設定＞プロセスの自動化＞ワークフロールール　を開き、新規ルールをクリックします。

ワークフローを設定するオブジェクトを選択します。今回の例では「商談」を選択します。

設定の画面では、ルール名・説明を入力し、評価条件は「作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき」を選択します。ルール条件には、「商談が作成されたときにフェーズがClosedWonだったとき、または既存の商談のフェーズがClosedWonに変更されたとき」となるように値を選択します。内容を確認して「保存＆次へ」をクリックします。